Hei ihanaa uutta viikkoa sulle sinne! Täällä menee maanantai kotiofficen ja viikon ruokavalmisteluiden parissa. Kun olen saanut tälle päivälle merkityt työt pakettiin, suuntaan kauppaan viikon ruokaostoksille ja kotiin foodpreppausten pariin. Olimme eilen äitienpäivän johdosta koko päivän liikkeellä, joten normaalit sunnuntain ruokavalmistelut siirtyivät tällä kertaa maanantaille. Mulla onkin itseasiassa ihan sunnuntai olo, koska usein silloin kirjoitan juuri blogia ja valmistelen tulevaa viikkoa, heh.
Sain viime viikolla hauskan postaustoiveen – miten aikataulutan työni? Juuri tämän takia kyselen välillä teiltä toiveita ja ideoita aiheisiin, sillä jokaisen oma ajatus ja katse on aina tietyllä tavalla rajoittunut ja kapea. Tämäkään aihe ei ollut käynyt pienessä mielessänikään, vaikka uskon pystyväni antamaan siihen aika paljonkin.
Moninaisen työnkuvani vuoksi, kun tehtäviä asioita on oikeastaan koko ajan ja to-do-lista on korkeintaan lomalla tyhjä, olen nykyään tehokas työskentelijä. Tehokkuutta ja siinä itselle parhaita tapoja on oikeastaan joutunut opettelemaan, jotta kaikki hommat tulee tehtyä ajallaan. Tuntuu, että tehokkuus, aikaansaavuus, multitaskaus ja jopa kiire ovat nyt in! Ainakin itse olen aistinut somessa, että edellä mainitut asiat ovat välillä ihailtavia ja niistä jopa kilpaillaan. Kaksipiippuinen asia; tavallaan turhaa ja paineita luovaa, mutta toisaalta se voi olla myös oman tilanteen realistista näyttämistä ja ajatusten herättämistä. Itse koen asian niin, että tehokkuus on vain fiksua, kunhan osaa erottaa sen tarpeet. Ei ole kenellekään edullista olla tehokas koko ajan. On eri asia tehdä tehokkaasti jotakin asiaa x ajan, kuin yrittää olla sitä jokaisella osa-alueella koko ajan. Toinen on järkevää ajankäyttöä ja toinen kuluttavaa sellaista.
Itselläni on hyvin selkeät tavat aikatauluttaa ja tehdä työt. Teen alle listan näistä asioista ja tavoista, mitkä toimivat minulla. Toimintatapani eivät todellakaan ole erityisen kummoisia tai mitenkään mullistavia, mutta usein juuri niiden perus asioiden saaminen kuntoon on ratkaisevaa. Ja niin kuin aiemmin jo sanoin, jokaisen oma ajatusmalli ja katse on tietyllä tavalla kapea ja sen avartaminen toisen ajatuksilla voi olla välillä todella tervetullutta. Toivottavasti saat napattua listasta itsellesi uusia työkaluja kohti tehokkaampaa ajankäyttöä oli kyse töistä, opiskelusta tai vaikka urheilusta.
- SUUNNITTELU. Mielestäni tärkein asia tehokkaassa ajankäytössä on huolellinen suunnittelu etukäteen. Itse suunnittelen työni kuukausi-, viikko- ja päivätasolla. Kuukausitasolla pidän kirjaa, että töitä on sopiva määrä; ei liikaa, jotta kaiken kerkiää tekemään laadukkasti, mutta ei myöskään liian vähän, jotta saavutan tavoitteeni. Kuukausitason suunnittelu on karkeaa ääriviivojen piirtämistä ja kokonaisuuden hallintaa. Viikko- ja päiväsuunnitelmat teen yleensä aina sunnuntaisin tulevaa viikkoa varten. Silloin kartoitan tulevan viikon työtehtävät. Hieronnat ja valmennustyöt määrittelevät mulla pitkälle työviikkojen kulkua. Sunnuntaina suunnittelen, milloin teen viikon muut hommat kuten reseptityöt, blogin, yrityksen hallinnolliset hommat, somen (lähinnä kaupalliset yhteistyöt ja kuvaukset)… Merkitsen ihan kalenteriin kaikki tulevan viikon työt päiväkohtaisesti. Etenkin tämän viikko- ja päivätasoisen suunnittelun koen todella tärkeäksi! Sen avulla tiedän, että kaikki työt tulee tehtyä ajallaan ja jokaiselle hommalle on varattu oma aika. Näin työnteko on koko ajan selkeää ja pystyn keskittymään itse tekemiseen miettimisen ja stressaamisen sijaan. Toki etenkin päiväkohtaiset suunnitelmat saattavat muuttua, sillä harvoin kaikki asiat menevät suunnitellusti, mutta muutoksiinkin on todella helppo reagoida, kun kalenteri on selkeä
- TARPEEKSI VÄHÄN TEHTÄVIÄ PER PÄIVÄ. Kun suunnittelen työpäiviä, pyrin jakamaan työtehtäviä mahdollisimman monelle päivälle yhden tai kahden sijaan, jotta työmäärät pysyisivät edullisina tehokkuudelle. Olen huomannut todella ison merkityksen sillä, onko töitä mielestäni sopiva määrä vai liikaa. Jos työmäärä on yhdelle päivälle liian suuri, tehokkuutta häviää heti ja aloittaminen on hankalaa. Sopiva työmäärä sen sijaan motivoi tekemään ja ruokkii hyvää fiilistä sekä onnistumisen kokemuksia.
- DEADLINET. Deadline eli aikaraja tehdä jokin homma motivoi ja puskee sopivasti tehokkaaseen työntekoon. Tämän takia esimerkiksi juuri päiväkohtainen suunnittelu on järkevää, sillä silloin tehtäville asettaa aikarajaksi sen päivän. Itse teen usein myös vielä päivän sisälle deadlineja esimerkiksi sähköpostit pitää käydä läpi ennen lounastaukoa. Todella hyviä pieniä porkkanoita, jotka buustaavat tehokkuutta.
- TO-DO-LISTA. Tehtävälista on todella olennainen osa tehokasta ajankäyttöä. Aina, kun minulle tulee uusi työtehtävä tai mieleen jokin hoidettava asia, lisään sen heti to-do-listalleni. Ainakin itselläni tehokas ja keskittynyt työskentely on mahdotonta, jos päässä vilisee sata hoidettavaa asiaa. Vaikka hoidettavia asioita olisikin se sata, aivot rauhoittuvat, kun asiat ovat kirjoitettu ylös eivätkä ole mielen varassa. Käytän to-do-listana puhelimen Wunderlist-sovellusta, minkä olen kokenut todella toimivaksi! Puhelin on lähes aina mukana, joten sinne saa heti kirjattua mieleen tulevat asiat. Kun kirjaan listaan tehtävän, merkitsen aina perään aikataulun/deadlinen, mikäli sellainen on, jotta pysyn aikatauluista kärryillä. Tehtävälista auttaa paljon myös viikkojen ja päivien suunnittelua, kun asiat ovat listattuina valmiiksi.
- RYTMITTÄMINEN. Yksi tehokkaan ajankäytön ja työskentelyn kulmakivistä on päivien ja viikkojen rytmittäminen. Viikkotasolla se tarkoittaa työ- ja vapaapäivien optimaalista suhdetta. Päivätasolla taas puhun työskentelyn ja taukojen rytmittämisestä. Optimaalinen rytmittäminen ruokkii tehokkuutta niin lyhyellä kuin pitkällä aikavälillä.
- YMPÄRISTÖ JA OLOSUHTEET. Oli kyse työnteosta, opiskelusta, urheilemisesta tai kotitöistä, ympäristö ja olosuhteet, missä näitä asioita teet, vaikuttaa olennaisesti tehokkuuteen. Esimerkiksi liiat ärsykkeet katkaisevat optimaalista flow-tilaa ja taas itselle suotuisa ympäristö tukee sitä. Itse olen huomannut, että vaihtelu tekee hyvää; välillä saan tehtyä kotona todella hyvin hommia ja toisinaan taas tehokas työskenteleminen vaatii toista ympäristöä esimerkiksi rauhallista kahvilaa. Olosuhteista kannattaa ehdottomasti myös tehdä itselle parhaat mahdolliset. Mulla toimii mielekkyyden lisäämiseksi niinkin pieni juttu, kuin kahvi. Tälläkin hetkellä, kun kirjoitan tätä postausta, tuore kahvi kuuluu olennaisesti hyvän fiiliksen luontiin ja näin mielekkääseen ja tehokkaaseen tekemiseen.
Siinä oli minulla toimiva kuuden kombo, joiden avulla olen löytänyt tehokkaaksi ajankäyttäjäksi. Nyt klikkaan Wunderlistista maanantain kohdalta blogipostauksen pois ja menen välipalan tekoon. Kello näyttää 14.02 ja päivän toiselle sekä viimeiselle tehtävälle, viikon ruokien valmistelulle, on ruhtinaallisesti aikaa. Ei kiirettä vaan rentoa ja inspiroitunutta tekemistä koko päivän! Täydellisesti suunniteltu päivä siis ja tähän loppuun haluan sanoa vielä sen, että tämä on tullut oppimalla ja tekemällä. Huonosti suunniteltuja kuukausia, viikkoja ja päiviä tulee edelleen, mutta huomattavasti vähemmän, kuin aiemmin.
Hymyin Emili <3